Progetto evento vs allestimento reale: cosa deve combaciare
Uno dei problemi più frequenti nel mondo degli eventi nasce da una frase non detta, ma sempre presente nella mente del cliente:
“Dal vivo sarà davvero così?”
Questa distanza tra progetto e allestimento reale è spesso la causa di delusioni, incomprensioni e ripensamenti.
Un buon progetto evento non serve a “immaginare qualcosa di bello”, ma a preparare correttamente ciò che verrà realizzato.
Vediamo quindi cosa deve davvero combaciare tra progetto e realtà.
1. La visione d’insieme
La prima cosa che deve combaciare non è il singolo elemento, ma la visione generale.
Progetto e allestimento reale devono trasmettere la stessa:
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atmosfera
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identità
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sensazione complessiva
Se il progetto comunica eleganza, ordine e armonia, anche l’allestimento reale deve restituire esattamente quella percezione, anche se alcuni dettagli cambiano.
2. Le proporzioni
Le proporzioni sono uno degli aspetti più delicati.
Nel progetto:
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gli spazi sembrano più ampi
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gli elementi appaiono sempre equilibrati
Nella realtà, invece, lo spazio è fisico e non perdona errori.
Per questo è fondamentale che progetto e allestimento combacino su:
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dimensioni degli elementi
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rapporto tra pieni e vuoti
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altezze e volumi
Un progetto realistico evita aspettative sbagliate.
3. La disposizione degli elementi
Un buon progetto non mostra solo cosa ci sarà, ma dove sarà posizionato.
La disposizione degli elementi deve essere:
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chiara nel progetto
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replicabile nella realtà
Se un elemento è pensato come punto focale nel progetto, deve rimanere tale anche nell’allestimento reale.
4. I colori e la loro resa reale
I colori sono spesso il primo punto di distanza tra progetto e realtà.
Nel progetto i colori appaiono:
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puliti
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uniformi
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perfettamente bilanciati
Dal vivo entrano in gioco:
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luce naturale o artificiale
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materiali reali
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superfici opache o lucide
Il progetto deve quindi prevedere questa variabilità e mantenere coerenza cromatica, non perfezione assoluta.
5. Il livello di dettaglio
Un progetto non dovrebbe mai promettere più di quanto possa essere realizzato.
Se il progetto è troppo ricco o idealizzato:
-
il cliente si aspetta lo stesso livello dal vivo
-
ogni semplificazione viene percepita come una mancanza
Meglio un progetto:
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chiaro
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realistico
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coerente con tempo e budget
Così l’allestimento reale risulta all’altezza delle aspettative.
6. L’effetto finale percepito
Il cliente non confronta progetto e allestimento in modo tecnico.
Confronta la sensazione.
Si chiede:
-
“È come me lo aspettavo?”
-
“Ritrovo l’idea che avevo visto?”
Se progetto e realtà trasmettono la stessa emozione, il lavoro è riuscito.
7. La continuità del racconto
Un progetto evento racconta già una storia.
L’allestimento reale deve completare quel racconto.
Devono combaciare:
-
stile
-
atmosfera
-
coerenza visiva
Quando questo accade, il cliente non percepisce differenze, ma continuità.
Conclusione
Progetto evento e allestimento reale non devono essere identici al millimetro.
Devono essere coerenti.
Quando:
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visione
-
proporzioni
-
colori
-
disposizione
-
sensazione finale
parlano la stessa lingua, il cliente si sente rassicurato e soddisfatto.
Un buon progetto non crea illusioni:
prepara la realtà.
❓ FAQ – Progetto evento e allestimento reale
È normale che progetto e allestimento reale non siano identici?
Sì, ed è corretto che non lo siano. Il progetto non è una copia fotografica della realtà, ma una guida. L’importante è che visione, proporzioni ed effetto finale siano coerenti. Questo concetto è collegato anche all’articolo Come presentare un progetto evento al cliente passo dopo passo.
Perché il cliente teme spesso che “dal vivo sarà diverso”?
Perché teme una distanza tra ciò che vede nel progetto e ciò che vivrà all’evento. Quando il progetto non è abbastanza realistico o spiegato, l’incertezza aumenta. Ne parliamo anche in Cosa si aspetta davvero un cliente quando vede un progetto evento.
Qual è l’errore più grave nel rapporto tra progetto e realtà?
Promettere più di quanto possa essere realmente realizzato. Un progetto troppo idealizzato crea aspettative difficili da soddisfare. Questo errore è approfondito in Errori comuni nella presentazione di un progetto evento.
Come si gestisce la differenza di resa dei colori tra progetto e allestimento reale?
Considerando fin dall’inizio luce, materiali e superfici reali. Il progetto deve prevedere variabilità cromatiche, non una resa perfetta. Per approfondire il tema dei colori, puoi leggere Come creare una palette colori professionale per il tuo evento: 7 metodi che funzionano sempre.
Il cliente confronta davvero progetto e allestimento in modo tecnico?
No. Il cliente confronta soprattutto la sensazione finale. Se l’atmosfera e l’idea generale sono coerenti, le piccole differenze passano in secondo piano. Questo aspetto è legato anche a Quando il cliente dice “sì”: come il progetto aiuta a chiudere.
Come aiutare il cliente a capire cosa è indicativo e cosa è definitivo?
Spiegandolo chiaramente durante la presentazione del progetto e accompagnando la lettura passo dopo passo. Questo approccio riduce incomprensioni e revisioni inutili, come spiegato in Come guidare il cliente nella lettura di un progetto evento.
